Cara Mengirim Surat atau Dokumen yang Benar di Kantorpos dan Agenpos
Sahabat katorpos diseluruh Indonesia, pasti sudah sering mengirim surat atau dokumen di kantorpos dan agenpos terdekat. Kegiatan ini sahabat lakukan untuk berkomunikasi, mengirim berkas penting, atau mengirimkan lamaran kerja kepada tujuan penerima.
Namun tahukah sahabat??? sering kita melakukan kesalahan dalam mengirim surat atau dokumen terutama pada penulisan dan peletakan alamat penerima maupun alamat pengirim. Nah pada artikel kali ini kita akan coba menjelaskan bagaimana cara mengirim surat atau dokumen yang benar di kantorpos dan agenpos.
1. Cara Amplop atau Sampul Surat atau Dokumen
Pilih Amplop atau sampul yang sesuai dengan isi dokumen yang mau dikirim dengan memperhatikan :
- Jika dokumen berisi surat-surat berharga misalnya seperti Ijazah, Surat Tanah, Sertifikat, BPKB, STNK, sebaiknya sebelum dimasukan kedalam Amplop masukan dahulu kedalam plastik kemudian di lem atau di seal agar tidak mudah basah.
- Sesuaikan ukuran amplop dengan dokumen yang mau dikirim, jika dokumen tidak boleh dilipat maka gunakan amplop yang besar dan kuat sehingga tidak mudah terlipat, sebaliknya jika dokumen kecil bisa juga menggunakan amplop yang kecil.
- Pastikan amplop di ditutup sedemikian rupa sehingga dokumen yang ada di dalamnya tidak mudah keluar atau terlihat dari luar. Untuk memastikan hal tersebut amplop bisa di beri lem perekat, lalu di staples (pastikan tidak merusak isi kiriman), atau bisa juga pada bagian luar di lem menggunakan isolatif bening.
2. Cara Penulisan Alamat Penerima dan Pengirim
Ini adalah bagian yang sangat penting, sebab kesalahan penulisan alamat pengirim dan penerima bisa berakibat kiriman surat atau dokumen terlambat sampai atau bahkan tidak sampai sama sekali. Tidak jarang juga surat atau dokumen menjadi buntu (baca pengertian Surat Buntu).
Berikut Cara penulisan alamat penerima dan pengirim yang benar pada Surat atau Dokumen
 |
| Aturan Yang Sama Pada Amplop Kecil |
a. Alamat Penerima
- Alamat penerima ditempatkan pada bagian depan sebelah kanan bawah surat atau dokumen (lihat gambar)
- Alamat penerima secara detail harus memuat ; Nama Lengkap Penerima, Nama Jalan dan Nomor Rumah, RT/RW, Kelurahan atau Desa, Kecamatan, Kota/Kabupaten, Propinsi, Kode Pos
- No HP (Handphone) atau Telepon yang valid dan bisa dihubungi
 |
| Untuk Lamaran Sertakan Perihal Lamaran |
b. Alamat Pengirim
 |
| Alamat Pengirim Juga Bisa di Belakang Surat |
- Alamat pengirim ditempatkan pada bagian depan sebelah kiri atas surat atau dokumen (lihat gambar)
- Alamat pengirim secara detail harus memuat ; Nama Lengkap pengirim, Nama Jalan dan Nomor Rumah, RT/RW, Kelurahan atau Desa, Kecamatan, Kota/Kabupaten, Propinsi, Kode Pos
- No HP (Handphone) atau Telepon yang valid dan bisa dihubungi
c. No Handphone atau Alamat Social Media
- Di Zaman kemajuan dunia teknologi sekarang ini, no handphone adalah hal wajib yang harus di sertakan baik pada alamat penerima maupun pengirim.
- Sangat baik jika ditambahkan alamat atau akun sosial media yang digunakan, bisa email, nama akun, dan lainnya.
d. Alamat Penerima PO BOX atau Lamaran Kerja
- PO BOX adalah singkatan Post Office Box atau Kotak Pos, biasanya digunakan oleh perusahaan yang besar untuk keperluan membuka lamaran kerja, memudahkan alamat korespondensi dengan pelanggan atau mitra bisnisnya. PO BOX juga bisa digunakan oleh perorangan.
- Posisi alamat penerima yang berupa POBOX tetap pada posisi di bagian depan surat di sebelah kanan bawah.
- Pastikan menyertakan Kota dimana PO BOX itu berada, misalnya POBOX 8888 PEKANBARU, atau POBOX 8888 SEMARANG, mencantumkan kota sangat penting sebab akan menentukan kemana tujuan kota alamat penerima, jangan sampai salah sahabat.
- Pada Surat Lamaran Kerja Jangan Lupa mencantumkan tulisan bahwa surat tersebut adalah LAMARAN KERJA dan Kode atau Posisi yang diinginkan.
3. Memilih Jenis Kiriman Sesuai Kebutuhan
Setelah bagian 1 dan 2 selesai, tinggal sahabat kantorpos melakukan pengiriman surat atau dokumen langsung ke kantorpos dan agenpos terdekat, sesampai di kantorpos sahabat bisa memiliki jenis pengiriman yang tepat, sebagai bahan pertimbangan dapat diikuti sebagai berikut :
- Pilihlah kiriman Premium seperti Pos Express sehingga kiriman tersebut lebih cepat sampai dan mudah dilakukan pelacakan.
- Kiriman Kilat Khusus juga bisa dijadikan pilihan untuk mengirim surat atau dokumen dengan kemampuan jejak lacak dan jangkauan yang meliputi seluruh kecamatan dan kota di seluruh Indonesia.
- Apabila kiriman adalah bersifat Undian atau hanya surat balasan biasa, maka jenis pengiriman menggunakan Prangko bisa menjadi pilihan.
Demikian panduan cara mengirim surat atau dokumen yang benar di Kantorpos dan Agenpos, semoga dapat memberi referensi buat sahabat yang ingin mengirim melalui Kantorpos dan Agenpos.
